【アナログ、脱却！】イベント主催者が考えるべき！ヒューマンエラー対策

なぜ、イベントでヒューマンエラーは起こるのか？

「イベントでたくさんの人が来てくれるのは嬉しいれど、運営は正直大変…」そう感じたことはありませんか？ せっかくの素晴らしい企画も、当日の小さなミスで台無しになってしまうのは悲しいですよね。

このヒューマンエラー、実は手作業が引き起こす3つの「あるある」が原因なんです。

• そのリスト、最新版ですか？
  参加者リストをExcelで管理し、何度も更新を繰り返していると、印刷したものが最新版かどうかわからなくなったり、急なキャンセルや追加の対応が間に合わなかったり…。
• イベント当日、現金の管理で頭がいっぱいに…
  参加費の現金徴収は、お釣りの準備や数え間違いのリスク、さらには紛失の不安もつきまといます。受付で参加者が待つ時間も長くなり、せっかくのイベントの第一印象を悪くしてしまうことも。
• 「いっぱい来場者が来てるのに手書きの領収書って...」
  イベント当日、手書きで領収書を作成していると、記載ミスや発行漏れが発生したり、「二重発行」のトラブルが起きたり。いざという時に、スムーズな対応ができないのは大きなストレスですよね。

イベント運営をDX化！ヒューマンエラーを防ぐ3つのステップ

これらのヒューマンエラーは、決して誰かの能力不足ではありません。原因は「アナログな仕組み」にあるんです。手作業を「仕組み化」することでヒューマンエラーを減らすことができるのです。

• ステップ1：参加者管理を「自動化」する
  参加者の登録から情報管理までを一元化できるツールを使いましょう。そうすれば、手作業での入力やコピペミスはゼロに。受付はパソコンで参加者情報が確認でき、誰でもスムーズな対応が可能になります。
• ステップ2：キャッシュレスで「スマートな会計」を実現する
  イベントの受付で現金を受け渡す代わりに、オンラインで決済が完了する仕組みを導入しましょう。お釣りの心配がなくなり、金銭管理の手間も大幅に削減できます。参加者もスムーズに入場できるので、一石二鳥です。
• ステップ3：領収書を「自動作成」する
  手書きの領収書をその場で渡すのはやめましょう。記載ミスや紛失のリスクもあり、二度手間になってしまう可能性があります。自動で領収書を発行してくれるツールを使用しましょう。

 Qubeで「アナログ、卒業！」

「でも、そんな便利なツールって、なんだか難しそう…」

そう感じたあなたにこそ、使ってほしいのが、私たちも活用しているBtoBコミュニケーションプラットフォーム「Qube」です！

Qube使えば、あなたのイベント運営の「アナログな手作業」をまるごとデジタル化できちゃいます！

• 面倒な参加者管理も、もう迷わない！
  イベントページを作成すれば、参加者リストが自動で作成・更新されます。もうExcelとにらめっこしたり、最新版がどれか迷ったりする必要はありません。
  ▷【マニュアル】イベント参加者の確認方法
• 現金いらず！スマートな会計を実現
  参加費の集金は、すべてQube上で完結！イベント参加者は、クレジットカード決済と銀行振込から支払い方法を選べます。請求書は自動で発行され、支払い完了後には領収書がダウンロードできるので、経理作業もスムーズです。
  ▷【マニュアル】領収書 自動発行機能について～イベント 当日現金受取り～
• イベント後も、参加者とのつながりを大切に
  Qubeなら当日の参加者リストをCSV形式でダウンロードできるので、MAツールなどに情報の二次活用が可能です。そのためイベント後のフォローアップも簡単。さらにチャット機能で、直接コンタクトを取ることも可能です。

>> 「Qube」のご登録はこちらから！
https://www.css-net.co.jp/qube

>>イベント主催者向けの記事はこちらから