EightからHubSpotへのデータ連携｜データ成形はPythonで自動化！名刺情報をマーケティングに活かす実践事例

名刺データが単なる「連絡帳」になっていませんか？

Eightを使えば、もらった名刺のデータ化はあっという間です。
「社内の誰がいつ名刺交換したか」を確認したり、外出先で連絡先を検索したりと、情報共有に役立てている企業も多いでしょう。しかし、データ化された名刺情報が連絡先の確認や営業担当者による個別のフォローのためだけで終わっているとしたら、非常にもったいない状態です。

BtoBビジネスでは、名刺交換がすぐに商談へ直結しないことも多々ありますよね。だからこそ、定期的なメルマガなどでお役立ち情報を届け、中長期的な関係を築くことが欠かせません。ここで重要なのは、Eightは名刺の共有には非常に優れていますが、メールの配信やその後の行動履歴を追う機能はないということです。そこで活躍するのが、CRMツールである「HubSpot」です。

Eightに蓄積されたデータをHubSpotへ取り込むことで、次のような新しい運用が可能になります。

• メルマガの配信リストとしてそのまま使える
  名刺データを、自社の情報をお届けするためのターゲットリストとして活用できます。
• お客様の反応を追跡・共有できる
  誰がどのメールを開封し、どのリンクをクリックしたのかといった反応を、HubSpot上で記録できます。
• ベストなタイミングで営業担当者が動ける
  メールの反応をもとに、お客様の関心が高まったタイミングでアプローチできるようになり、効率的に商談へ繋げられます。

EightとHubSpotを連携させることで、ただの連絡先だった名刺データが「次の商談を生み出すリスト」へと変わるのです！

▼「Hubspot」とは何か？概要はこちらの記事で紹介しています！ 

EightからHubSpotへデータを連携する3ステップ

名刺データをマーケティングに活かすため、まずはEightにあるデータをHubSpotへ取り込む必要があります。
基本的な手順は以下の3ステップです。

※Eightには公式のHubSpot連携オプションもありますが、同期条件等の設定ができません。メルマガの配信可否などを区別して管理するため、当社ではあえて以下のようなCSV形式でのデータ抽出・成形フローを採用しています。

• 【ステップ1】Eightからのデータエクスポート
  Eightの管理画面（PC版）から、登録されている名刺データをCSV形式で一括ダウンロードします。出力されるファイルには、会社名、氏名、部署、役職、メールアドレスなど、名刺に記載された基本情報が網羅されています。
• 【ステップ2】インポート用データの成形と項目合わせ
  ここが重要なポイントです。
  EightとHubSpotではデータの仕様が異なるため、ダウンロードしたCSVをそのまま取り込むことはできません。Eightから出力したCSVを、HubSpotのインポートルールに準じた形式へ正しく整える作業が必要です。なお、メルマガ配信に活用するなら、この段階で「配信対象」といった自社独自のステータス列を追加しておくのがおすすめです。
  
• 【ステップ3】HubSpotへのインポート
  形を整えたファイルをHubSpotにアップロードし、コンタクト（顧客情報）として登録します。プレビュー（データの紐づけ確認）画面でエラーや項目のズレがないかを確認して実行すれば、HubSpot上でのリスト化が完了です。

全体の流れ自体はとてもシンプルですよね。この作業を完了させれば、HubSpotからメルマガを一斉送信する準備が整います。

しかし、実際に運用を始めてみると、この「ステップ2」の作業が意外と面倒なのです。単にデータの項目名を整えるだけでなく、毎回細かなデータ仕分けや確認が発生するからです。

そこで次の章では、こうした手作業をなくすため、当社がデータ処理や自動化に優れたプログラミング言語「Python」を用いてデータ連携を自動化している運用例をご紹介していきます！

面倒なデータ成形をPythonで自動化したシー・エス・エスの実例

先ほどお伝えしたデータの仕分け作業は、すべてを手作業で行うと担当者の負担になります。しかし、「直近で名刺交換をしたこのお客様にメルマガを送ってよいか」という判断は、実際に接点を持った担当者本人にしかわかりません。

そこで私たちは、システム開発の知見を活かし「Pythonによる自動処理」と「現場の目視確認」を組み合わせた、非常に実務的なデータ連携フローを構築しました。具体的には、次のような手順で処理を行っています。

1.【自動】 確認用リスト（〇×表）の自動生成

HubSpotからエクスポートした既存のコンタクトリストと、Eightからエクスポートした新しい名刺データを、Pythonのバッチ処理で突合します。システムが自動で重複を排除したうえで、名刺所有者が配信可否を確認するための「〇×入力用の表」を出力します。

 ▼Eightでの名刺データダウンロードの詳細はこちら 

2. 【手作業】名刺所有者による配信可否（〇×）の判定

自動生成された表をもとに、名刺交換をした本人が「この方にメルマガを配信してよいか」を判断し、Excel上で「〇・×」を入力します。

3. 【自動】インポート専用ファイルの自動成形

〇×が入力済みの表を、再度Pythonバッチに読み込ませます。
ここで「×」と判定されたデータの除外はもちろん、パートナー企業などの特定ドメインの自動除外、役職ごとの分類といった細かな処理をプログラムが瞬時に行います。この処理を経て、HubSpotへそのままインポートできる状態のExcelデータが完成します。

Excelで関数を組んだり、目視で既存データとの重複を探したりといった面倒でミスをしやすい作業は、すべてプログラムが処理してくれます。確認を依頼される名刺所有者も、リストにサクッと「〇×」をつけるだけで済むため、日々の業務も圧迫することなく、無理なくデータ連携を回せるようになります。

現場の負担を最小限に抑えつつ、手間のかかるデータ整理を技術の力で効率化する。これこそ、システムコンサルティングや開発を手がけるシー・エス・エスだからこそできた解決策です。

名刺データを「未来の商談」に繋げるために

日々の営業活動で交換した名刺は、次の商談を生み出す大切な顧客情報です。しかし、アプリの中にただ保存しておくだけでは、お客様との次の接点には繋がりません。

CRMツールへのデータ移行は一見手間がかかるように思えますが、今回ご紹介したように少し技術を挟むだけで、連携のハードルは意外なほど下がります。
Eightに取り込みっぱなしのデータをHubSpotへ定期的に連携させ、適切なタイミングで情報をお届けする。この仕組みを実践するだけで、一度の名刺交換で終わっていたお客様との関係が動き出し、新たな取引の可能性が大きく広がります。ぜひ皆様の会社でも身近な技術を活用し、名刺データを次のマーケティング施策へと繋げてみてくださいね。

株式会社シー・エス・エスでは、今後も実務に役立つデータ活用やマーケティングのノウハウを発信していきます。次回の更新もぜひ楽しみにお待ちください！

 ※「HubSpot」は、HubSpot, Inc.の商標または登録商標です。この記事はHubSpot Solutions Partnerである当社（株式会社シー・エス・エス）の独自の取り組みを紹介するものであり、HubSpot, Inc.による後援や提携を受けたものではありません。