スクラッチ開発した商談予約システム導入で、コストを抑えた業務改善が実現

開発概要

それまで管理者がExcelで管理していた商談の予約や成約状況を、営業員がリアルタイムで簡単に更新できる商談予約管理システムを開発。
外出先からでもスマホで更新ができるようWebシステムにて構築。

導入の背景

アナログ管理の商談予約をデジタル化し、業務改善したい

受注制限がある車種に対して、受注可能台数が少なくなった段階から商談を予約制としていた。商談予約の管理は特定の管理者に業務が集中し、内容も属人化していた。営業員との連携や商談権・成約状況はExcel管理で行っており、業務が煩雑となっていた。
生産予定がない車種の在庫数が少なくなると、営業員が在庫数より多く販売しないよう管理者がExcelで台帳管理していたが、営業員の商談状況をリアルタイムで把握できないため、在庫よりも多く受注してしまい、お客様へ謝罪することがあった。
このような事態を打破すべく、業務改善を目的としたシステムの導入を検討し始めた。

現場での課題

1. 商談予約の管理は特定の管理者が対応しており、業務が集中し煩雑
2. 営業員の商談状況をリアルタイムで把握できないため、在庫よりも多く受注してしまう

導入の決め手

自社に合わせたフルスクラッチ開発で、無駄がなく安く済む

パッケージで販売されている予約管理システムの導入を検討すると、利用しない機能もついてくるので、結局ランニングコストが高くつきそうだった。その割には痒い所に手が届かない（妥協して余計な業務が発生する）こともあり、今回はフルスクラッチで自社に合わせたシステムの開発をすることが最適であることがわかった。
このように、無駄がなくコストも抑えられる点が導入の決め手となった。

クラウドサービスはコストを抑えられる

• AWSを利用したWebシステムの構築のため、Webサーバ等の機器購入費用が不要となり、初期費用を抑えられる
• Webシステムの利用時間を制限^※することで、クラウド月額利用料金を削減することができる
  

  ※Webシステムの利用可能日・利用可能時間を設定できるカレンダー機能を作り、業務状況にあわせて時間延長が可能な作りとした

導入後の効果

残業時間が大幅に削減された

受注制限のある車種を販売する際、営業員がシステムから商談予約を行い、予約待ちの状況や商談状況を、いつでもどこでもリアルタイムで管理・更新できるようになったことで、在庫数よりも多く受注することがなくなり、お客様にご迷惑をおかけすることもなくなった。
営業員との連携・情報共有がよりスムーズに行えるようになったことで、管理者の業務負荷が減り、残業時間を大幅に削減することができた。
導入直後はシステムに不慣れな営業員から、自分で入力するのは面倒と不満の声も上がったが、操作は覚えてしまえば簡単なので（30秒～1分程度で完了する入力作業）次第に不満の声は消えた。

営業成績が上がる営業員も現れた

お客様から予約キャンセル待ちの状況を聞かれた際、リアルタイムで確認できるようになったので、「こちらの商品は、あと〇人のキャンセル待ちなので、類似のこちらの商品はいかがですか？」と類似商品をお勧めすることができ、営業成績が上がる営業員も現れた。

今後期待すること

顧客満足度向上など、システム導入による副次効果

システム導入が営業成績に影響を与えることになるとは予想していなかったので、嬉しい副次効果だった。予約状況をリアルタイムに確認できることでお客様とのコミュニケーションも円滑に進み、適切なご案内もできるようになったので、顧客満足の上昇も期待している。

状況に応じたシステム改修や追加開発で、継続的な業務改善

システム導入後、海外からの特殊な予約制限に関する業務規則が増えた関係で、システムの改修が必要になったがスムーズに改修でき、社員の業務負担が増えることもなかった。
パッケージだと改修は難しいが、フルスクラッチだと自社の状況に合わせ柔軟に対応していけるので、今後も継続的な業務改善をしていきたい。