なぜ、イベントでヒューマンエラーは起こるのか？
「イベントでたくさんの人が来てくれるのは嬉しいれど、運営は正直大変…」そう感じたことはありませんか？ せっかくの素晴らしい企画も、当日の小さなミスで台無しになってしまうのは悲しいですよね。
このヒューマンエラー、実は手作業が引き起こす3つの「あるある」が原因なんです。
- そのリスト、最新版ですか？
参加者リストをExcelで管理し、何度も更新を繰り返していると、印刷したものが最新版かどうかわからなくなったり、急なキャンセルや追加の対応が間に合わなかったり…。
- イベント当日、現金の管理で頭がいっぱいに…
参加費の現金徴収は、お釣りの準備や数え間違いのリスク、さらには紛失の不安もつきまといます。受付で参加者が待つ時間も長くなり、せっかくのイベントの第一印象を悪くしてしまうことも。
- 「いっぱい来場者が来てるのに手書きの領収書って...」
イベント当日、手書きで領収書を作成していると、記載ミスや発行漏れが発生したり、「二重発行」のトラブルが起きたり。いざという時に、スムーズな対応ができないのは大きなストレスですよね。
イベント運営をDX化！ヒューマンエラーを防ぐ3つのステップ
これらのヒューマンエラーは、決して誰かの能力不足ではありません。原因は「アナログな仕組み」にあるんです。手作業を「仕組み化」することでヒューマンエラーを減らすことができるのです。
- ステップ1：参加者管理を「自動化」する
参加者の登録から情報管理までを一元化できるツールを使いましょう。そうすれば、手作業での入力やコピペミスはゼロに。受付はパソコンで参加者情報が確認でき、誰でもスムーズな対応が可能になります。
- ステップ2：キャッシュレスで「スマートな会計」を実現する
イベントの受付で現金を受け渡す代わりに、オンラインで決済が完了する仕組みを導入しましょう。お釣りの心配がなくなり、金銭管理の手間も大幅に削減できます。参加者もスムーズに入場できるので、一石二鳥です。
- ステップ3：領収書を「自動作成」する
手書きの領収書をその場で渡すのはやめましょう。記載ミスや紛失のリスクもあり、二度手間になってしまう可能性があります。自動で領収書を発行してくれるツールを使用しましょう。
Qubeで「アナログ、卒業！」
「でも、そんな便利なツールって、なんだか難しそう…」
そう感じたあなたにこそ、使ってほしいのが、私たちも活用しているBtoBコミュニケーションプラットフォーム「Qube」です！
Qube使えば、あなたのイベント運営の「アナログな手作業」をまるごとデジタル化できちゃいます！
- 面倒な参加者管理も、もう迷わない！
イベントページを作成すれば、参加者リストが自動で作成・更新されます。もうExcelとにらめっこしたり、最新版がどれか迷ったりする必要はありません。
▷【マニュアル】イベント参加者の確認方法
- 現金いらず！スマートな会計を実現
参加費の集金は、すべてQube上で完結！イベント参加者は、クレジットカード決済と銀行振込から支払い方法を選べます。請求書は自動で発行され、支払い完了後には領収書がダウンロードできるので、経理作業もスムーズです。
▷【マニュアル】領収書 自動発行機能について～イベント 当日現金受取り～
- イベント後も、参加者とのつながりを大切に
Qubeなら当日の参加者リストをCSV形式でダウンロードできるので、MAツールなどに情報の二次活用が可能です。そのためイベント後のフォローアップも簡単。さらにチャット機能で、直接コンタクトを取ることも可能です。
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